PDF zu groß für die E-Mail? Das kannst du tun

Die Nachricht kommt zurück, oder die Schaltfläche für Anhänge verweigert die Datei. Die meisten E-Mail-Dienste machen bei 20 bis 25 MB pro Nachricht Schluss, und ein gescanntes Dokument erreicht das schnell. Hier steht, warum das so ist und was du tun kannst.

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Warum ein PDF groß wird

Text ist winzig: Hundert Seiten getippter Text können deutlich unter einem Megabyte bleiben. Schwer machen ein PDF die Bilder. Ein Scan oder ein Handyfoto ist das Bild einer ganzen Seite, oft 1 bis 5 MB pro Stück; zwanzig gescannte Seiten können also schon allein eine E-Mail-Grenze überschreiten.

Die E-Mail selbst bringt zusätzlichen Ballast mit. Ein Anhang wächst um etwa ein Drittel, wenn er für den Versand kodiert wird; eine Datei mit 19 MB kann daher von einem Dienst mit einer Grenze von 25 MB abgelehnt werden.

Nur die Seiten senden, die gebraucht werden

Oft braucht der Empfänger drei Seiten von sechzig: die unterschriebene Seite, die Zusammenfassung, eine Rechnung. „Seiten extrahieren“ sichert genau diese als neues PDF. Seitenzahlen eingeben, Vorschau prüfen, herunterladen. Die Seiten werden exakt kopiert, nichts verliert also an Qualität.

Die Datei in Teile aufteilen

Wenn alles mit muss, verschicke es in mehreren Nachrichten. „PDF aufteilen“ zerlegt eine Datei alle paar Seiten oder an den Seitenbereichen, die du eingibst, und jeder Teil ist ein vollständiges PDF. Benenne die Teile in der Nachricht („Teil 1 von 3“), damit der Empfänger weiß, was ihn erwartet.

Die Datei selbst kleiner machen

Beim Komprimieren werden die Bilder in einem PDF mit geringerer Auflösung oder Qualität neu gesichert. Bei Scans kann das die Größe auf einen Bruchteil senken, bei kaum sichtbarem Unterschied. Auf dieser Website gibt es das Komprimieren nicht: Es steckt in der PDF Case App für iPhone und iPad, wo es ebenfalls auf dem Gerät läuft.

Die Umwandlung in Graustufen verringert hier die Größe nicht: Sie ändert, wie die Seiten aussehen, nicht, wie viele Daten sie enthalten.

Oder stattdessen einen Link senden

Wenn der Empfänger damit einverstanden ist, lege die Datei in einem Cloud-Speicher ab, den du ohnehin nutzt, und schicke einen Link. Denk daran, dass das ein Upload ist: Füge einem vertraulichen Dokument vorher ein Passwort hinzu und schicke das Passwort auf einem anderen Weg.

Werkzeuge dafür

Dateien werden auf diesem Gerät verarbeitet und nie hochgeladen.

Fragen

Wie groß darf ein E-Mail-Anhang höchstens sein?
Das hängt vom Dienst ab; 20 bis 25 MB pro Nachricht sind üblich, und manche Firmen-Mailserver erlauben weniger. Auch die Grenze beim Empfänger zählt.
Verschlechtert das Aufteilen eines PDFs die Qualität?
Nein. Die Seiten werden unverändert kopiert; es ändert sich nur die Zahl der Seiten pro Datei.
Kann ich ein PDF auf dieser Website komprimieren?
Nein. „PDF komprimieren“ gibt es in der PDF Case App für iPhone und iPad. Hier kannst du Seiten extrahieren oder die Datei aufteilen.

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